Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn

Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn cần phải nắm vững các quy định, yêu cầu đối với một tổ chức khởi tạo hóa đơn HĐĐT.

Điều này sẽ giúp các tổ chức khởi tạo hóa đơn tránh được những rủi ro về vi phạm pháp luật khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn.

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi tìm hiểu quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức khởi tạo hóa đơn thì bạn cần hiểu khởi tạo hóa đơn là gì.

Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Khởi tạo hóa đơn điện tử được hiểu là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ bằng các phương tiện điện tử.

Khởi tạo hóa đơn được tiến hành bởi các tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử. 

Sau khi khởi tạo, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, tổ chức khởi tạo HĐĐT trước khi khởi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng HĐĐT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi tới cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

2. Quy định đối với tổ chức khởi tạo khi sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử với tổ chức khởi tạo hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định.

nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử với tổ chức khởi tạo hóa đơn

Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử với tổ chức khởi tạo hóa đơn.

Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được Bộ Tài chính quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:

  • Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán cần thông báo cho người mua về định dạng HĐĐT, cách thức truyền nhận hóa HĐĐT giữa người bán và người mua.
  • Người mua cần nêu rõ cách thức truyền nhận HĐĐT là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hay thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT để truyền cho người mua.
  • Nếu HĐĐT được truyền qua trung gian, thì người bán, người mua, tổ chức trung gian và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến HĐĐT đó.

2.2. Quy định điều kiện đối tổ chức khởi tạo hóa đơn

Tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định điều kiện đối với tổ chức khởi tạo và sử dụng hóa đơn như sau:

  • Người bán là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là các tổ chức kinh tế có sử dụng tới giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Người bán có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản  cũng như lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Người bán có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Người bán có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Người bán có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu hay khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Trên đây, quanlytailieu.vn đã giới thiệu đến bạn các quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn.

Mọi thắc mắc về vấn đề sử dụng hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768