Hóa đơn chuyển đổi có gì khác biệt so với hóa đơn điện tử. Hóa đơn chuyển đổi để làm gì? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ quanlytailieu.vn, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi
Dù cùng tồn tại bản giấy nhưng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có rất nhiều điểm khác với hóa đơn giấy, bạn có thể dễ dàng phân biệt dựa vào những yếu tố dưới đây.
– Xét về ký hiệu hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có ký hiệu là VC/15E.
- Hóa đơn giấy ký hiệu là VC/15P.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Xét về chữ ký trên hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người mua và đóng dấu người bán. Với một số trường hợp bắt buộc thì hóa đơn này chỉ cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi mà thôi.
- Hóa đơn giấy buộc phải có chữ ký tay thông thường của hai bên mua và bán.
– Về liên hóa đơn:
- Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều không có khái niệm về kiên.
- Hóa đơn giấy thường phải có 2-3 liên.
– Một yếu tố giúp bạn dễ dàng phần biệt nhất giữa hai loại hóa đơn này là hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có thêm dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
>> Tham khảo: Cần chú ý gì khi viết hóa đơn GTGT cho công ty nước ngoài.
Hóa đơn chuyển đổi là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc, chưa qua chỉnh sửa. Tùy từng mục đích sử dụng mà bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu quy định riêng.
Tại Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:
– Những người bán hàng được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình vận chuyển, lưu thông. Tuy nhiên, với hóa đơn chuyển đổi theo mục đích này thì bên bán chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn chuyển đổi này cũng cần phải đáp ứng các quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Ngoài ra, cả người mua và người bán hàng đều được chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các hóa đơn chuyển đổi với mục đích này cũng cần phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
2. Một số quy định đáng chú ý về hóa đơn điện tử
Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn
– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;
>> Tham khảo: Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế theo quy định.
– Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
– Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
– Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;
– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
– Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều này.
Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm
– Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
– Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;
– Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
+ Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;
+ Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/