Bài viết giải đáp một số quy định về nội dung hóa đơn GTGT mà doanh nghiệp cần lưu ý với hàng hóa không chịu thuế. So với các hóa đơn GTGT thông thường, khi viết hóa đơn GTGT không chịu thuế các kế toán doanh nghiệp chỉ cần chú ý một số điểm sau: Ghi dòng giá bán là giá thanh toán; Dòng thuế suất, dòng số thuế GTGT không phải ghi và gạch bỏ. Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn GTGT không chịu thuế, khi viết kế toán doanh nghiệp phải lưu ý và tuân thủ các quy định. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin bên mua, người lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mã số thuế.
– Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.00 đồng thì bắt buộc bên mua phải lựa chọn hình thức thanh toán chuyển khoản thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel.
2. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền. Trong phần này, người viết hóa đơn cần lưu ý rằng:
– Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã thì bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
– Các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người viết cần phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn GTGT.
– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Viết đúng phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho tính đơn GTGT, người viết cần đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
>> Tham khảo: Quy định về nộp thuyết minh báo cáo tài chính.
4. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn GTGT
Việc ký tên tại hóa đơn GTGT là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:
Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
Người bán hàng: Người lập hóa đơn GTGT sẽ là người trực tiếp ký.
Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
5. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn GTGT
Tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn GTGT không chịu thuế nói riêng, hóa đơn GTGT nói chung, phải tuân thủ đúng quy định thời điểm lập hóa đơn. Cụ thể:
- Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.
Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”. Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì người lập chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn GTGT
Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn nên người lập hóa đơn không cần phải viết tay tiêu thức này khi lập hóa đơn GTGT.
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:
Điều 10 quy định nội dung của hóa đơn như sau:
” … 6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
… b) Thuế suất thuế GTGT: Thuế suất thuế GTGT thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
c) Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ…”.
Căn cứ Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế, tại Phụ lục V danh mục thuế suất.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/