Nguyên tắc khi xuất hóa đơn GTGT

Nguyên tắc xuất hóa đơn

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Vậy, khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

1. Lưu ý về nội dung hóa đơn

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

  • Tổng số tiền thanh toán.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.

Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn trên phần mềm Einvoice.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), các doanh nghiệp khi lập – xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:

  • Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Không được tẩy xóa, sửa chữa.
  • Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
  • Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
  • Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Như vậy, các bạn kế toán viên cần thực sự lưu ý về 5 điểm trên để đảm bảo hóa đơn giá trị gia tăng có hiệu lực, tránh mất thời gian và chi phí cho những sai sót không đáng có.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Trường hợp nào hóa đơn không cần có đầy đủ tiêu thức

Hóa đơn

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:

  • Ký hiệu hóa đơn,
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn,
  • Số thứ tự hóa đơn,
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
  • Mã số thuế, địa chỉ người mua,
  • Chữ ký số,
  • Chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra.

Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài).

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thỏa thuận.

Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:

  • Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
  • Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.

Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:

  • Ký hiệu hóa đơn,
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn,
  • Tên địa chỉ,
  • Mã số thuế của người mua,
  • Chữ ký điện tử của người mua,
  • Đơn vị tính,
  • Số lượng,
  • Đơn giá.

Cuối cùng, trường hợp với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, những tiêu thức không bắt buộc gồm:

  • Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;
  • Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử cũng như đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/