Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Có thể dùng định nghĩa về chữ ký điện tử cho chữ ký số: Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Cũng có thể sử dụng định nghĩa rộng hơn, bao hàm cả mã nhận thực, hàm băm và các thiết bị bút điện tử. Bài viết giải đáp một số thắc mắc về tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần ký chữ ký số hay không?
Thực tế, theo đúng quy định pháp luật thì hai bên bán mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông, tuy nhiên chỉ được chuyển đổi duy nhất 01 lần.
Để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn điện tử phải có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi, phải được ghi rõ là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và họ tên đầy đủ.
>> Có thể bạn quan tâm: Biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn.
Như vậy, theo quy định trên, khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì chỉ cần tới tiêu thức chữ ký của người tiến hành chuyển đổi lên hóa đơn giấy chứ không cần tới ký chữ ký số để chứng minh hóa đơn điện tử đó đã được chuyển đổi. Tiêu thức chữ ký số là không cần có với hóa đơn chuyển đổi.
Tại Điều 12 của Thông tư này, Bộ tài chính đã quy định về hóa đơn chuyển đổi như sau: những người bán hàng bán hàng hóa, dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi với mục đích này chỉ được thực hiện 01 lần duy nhất.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy muốn có tính pháp lý thì phảu phản ánh đầy đủ, toàn vẹn hóa đơn gốc và có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán và đóng dấu của người mua.
Cũng theo quy định thì cả bên mua và bên bán được tự do chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy định về sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.
Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:
- Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.
- Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Đối với bên người bán:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Đối với bên người mua: bên mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Hạch toán hóa đơn đầu vào có chiết khấu thương mại.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/