Bài viết tổng hợp một số quy định quan trọng về xuất hóa đơn theo hợp đồng và những nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số khái niệm quan trọng
Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình.
Và cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội. Hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận ý chí của các bên và có giá trị ràng buộc các bên trong thỏa thuận khi thỏa thuận này đã được xác lập. Về cơ bản cấu trúc của hợp đồng thường có:
– Quốc hiệu tiêu ngữ; căn cứ pháp luật; tên hợp đồng; thông tin chi tiết của các bên;
- Quốc hiệu tiêu ngữ là thông tin thường có trong hợp đồng
- Tên hợp đồng: tùy thuộc vào loại hợp đồng thì sẽ có tên hợp đồng cụ thể khác nhau: Ví dụ: Hợp đồng thương mại; hợp đồng nguyên tắc; hợp đồng kinh tế;…
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Nội dung của hợp đồng;
– Chữ ký của các bên;phụ lục hợp đồng.
Hình thức của hợp đồng được hiểu là cách thức thể hiện hợp đồng để ghi nhận sự thỏa thuận của các bên trong hợp đồng. Các bên có thể thỏa thuận về hình thức của hợp đồng bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Khi các bên thỏa thuận giao kết bằng một trong ba hình thức trên thì hợp đồng được xem xét là đã giao kết và phải tuân theo quy định về nội dung của hình thức đó. Trong một số trường hợp cụ thể, pháp luật có quy định về việc hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản và phải được công chứng, chứng thực thì khi đó hình thức của hợp đồng bắt buộc phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Đối với loại hợp đồng dân sự, pháp luật quy định phải được thể hiện bằng một hình thức nhất định (như phải được làm thành văn bản) thì các bên giao kết hợp đồng phải thể hiện hợp đồng theo hình thức đó. Các bên giao kết hợp đồng dân sự ở nước ngoài thì hình thức của hợp đồng phải tuân theo pháp luật của nước nơi giao kết hợp đồng.
>> Tham khảo: Yếu tố nào ảnh hưởng đến lợi nhuận sau thuế doanh nghiệp?
Để biết cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết, kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
- Mục ngày/tháng/năm: Tuân thủ theo đúng thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài Chính.
- Thông tin bên bán: Có sẵn trên hóa đơn.
- Thông tin bên mua: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (TM – tiền mặt, CK – chuyển khoản, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán).
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Kế toán lưu ý không làm tròn số lẻ trên hóa đơn theo hợp đồng. Người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định thì cần ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và ghi tiếng Việt bằng chữ. Trường hợp thanh toán ngoại tệ thì dựa theo tỷ lệ giao dịch bình quân của thị trường tại thời điểm lập hóa đơn để ghi trên hóa đơn giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
- Chữ ký: Đối với người bán, chữ ký có thể do thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đối với bên mua, tùy theo trường hợp, một số trường hợp được miễn chữ ký người mua.
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng cần tuân thủ
Khi viết hóa đơn theo các hợp đồng kinh tế, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc:
- Các trường hợp lập hóa đơn: Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, cho biếu tặng, trao đổi, bồi thường hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ.
- Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng phải đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
- Viết hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, rò rỉ dữ liệu, mất dữ liệu kế toán.
- Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo quy định của từng loại hóa đơn, kế toán cần lập thành nhiều liên khác nhau, các liên phải có sự đồng nhất về số hóa đơn, mỗi liên chỉ được in một lần và từ lần thứ 2 là bản sao.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tùy theo lĩnh vực mà việc xác định thời điểm viết hóa đơn theo hợp đồng sẽ được quy định khác nhau:
- Hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng được xác định là thời điểm phát sinh việc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa của người bán cho người mua bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Hoạt động cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp hợp đồng được xác định là khi hoàn thành nghiệp vụ cung ứng dịch vụ bất kể đã thu tiền hay chưa. Riêng đối với thu tiền dịch vụ hoặc tiền nước khi hoàn thành cung ứng dụng dịch thì thời điểm lập hóa đơn căn cứ theo thời điểm thu tiền.
- Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng bất kể đã thu tiền hay chưa.
Tính pháp lý của hợp đồng điện tử được đảm bảo nếu đáp ứng các điều kiện sau:
– Có đầy đủ chữ ký số của các bên tham gia
Hợp đồng điện tử phải có đầy đủ chữ ký số của các bên tham gia hợp đồng. Trường hợp hợp đồng điện tử thực hiện giữa tổ chức và cá nhân thì cần phải có ít nhất 01 chữ ký số của tổ chức và chữ ký số hoặc chữ ký hình ảnh của cá nhân tùy theo thỏa thuận.
– Đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin
Tính toàn vẹn của thông tin được thể hiện ở chỗ thông tin còn đầy đủ, chưa bị tác động chỉnh sửa hay bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, hiển thị hay trao đổi chứng từ điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu cần lưu ý điều gì?
– Đại diện ký số đảm bảo là người đại diện hợp pháp của các bên
Một vấn đề cần lưu ý khi giao dịch hợp đồng điện tử là có 2 chữ ký số: Chữ ký số của người ký hợp đồng tương ứng với chữ ký trong hợp đồng giấy truyền thống và chữ ký của doanh nghiệp thay thế cho con dấu trong hợp đồng giấy truyền thống. Tùy theo thỏa thuận của các bên ký, có thể dùng chữ ký số doanh nghiệp. Tuy nhiên tốt nhất cần có đủ hai chữ ký số này trong hợp đồng của các bên ký.
Xu thế hiện đại hóa khiến cho các giao dịch điện tử, đặc biệt là hợp đồng điện tử dần thay thế hợp đồng giấy. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tới vấn đề tính pháp lý để đảm bảo các giao dịch thông qua hợp đồng điện tử được hợp pháp.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/