Khi nào doanh nghiệp cần chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Tìm hiểu về quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy qua bài viết từ đội ngũ phát triển nội dung thuộc quanlytailieu.vn.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử theo Thông tư 68
Khái niệm hóa đơn điện tử theo Thông tư 68.

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Với mục đích thay thế hóa đơn giấy trong các hoạt động kinh tế, hóa đơn điện tử có thể được sử dụng trong các lĩnh vực như:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Nói cách khác, hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể thay thế cho hóa đơn giấy trong nền kinh tế.

Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm hơn so với hóa đơn giấy như:

  • Dễ dàng quản lý.
  • Tiết kiệm chi phí.
  • Giảm thời gian tra cứu hóa đơn.
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng
  • Thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến hóa đơn ở bất cứ nơi đâu.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể hóa đơn giấy được in từ HĐĐT hợp pháp.

>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp nào cần sử dụng hóa đơn giấy?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, những trường hợp cần chuyển đổi sang hóa đơn giấy gồm có:

  • Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.
  • Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.

Lưu ý, doanh nghiệp phải tuân theo đầy đủ các điều kiện sau:

  • Hóa đơn được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành hóa đơn giấy. Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải kèm dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.
  • Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.

>> Có thể bạn quan tâm: Quản trị doanh nghiệp.

3. Các bước thực hiện chuyển đổi

Các bước chuyển đổi từ hòa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Các bước chuyển đổi từ hòa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính

Nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử của Thái Sơn, doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập trên cổng thông tin tra cứu trên Einvoice.vn để tải hóa đơn điện tử về máy tính.

Lưu ý rằng dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hóa đơn bạn cần tìm kiếm sẽ được hệ thống cho hiển thị. Sau đó tải hóa đơn về ở định dạng PDF.

Bước 2: Tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy

Sau khi đã tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về máy, doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn ra giấy A4.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/