Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Bài viết tổng hợp những yếu tố xác định hóa đơn điện tử hợp lệ và hướng dẫn cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử theo các trường hợp cụ thể..

1. Hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

  • Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
  • Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
  • Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
  • Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
  • Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
  • Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…).

>> Nội dung có thể bạn quan tâm: Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống.

2. Doanh nghiệp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử

2.1. Hóa đơn điện tử đã lập xong và gửi khách hàng

Hóa đơn điện tử có sai sót và đã gửi cho khách hàng
Mẫu hóa đơn điện tử.

Với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng mới phát hiện có sai sót thì doanh nghiệp và khách hàng phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Hoặc doanh nghiệp thông báo về việc hóa đơn có sai sót bằng văn bản lên cho cơ quan thuế, mẫu thông báo theo mẫu số 4 tương tự với trường hợp xử lý sai sót khi lập xong hóa đơn điện tử nhưng chưa gửi cho khách hàng.

Thông thường trường hợp này sẽ không sửa lại ngay trên hóa đơn điện tử đã lập. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn có sai sót sẽ phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Doanh nghiệp, người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai trước đó. Sau đó, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn có sai sót trên hệ thống của có quan Thuế.

2.2. Hóa đơn điện tử đã lập xong nhưng chưa gửi khách hàng

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Thông báo thực hiện theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót

Với trường hợp cơ quan Thuế nhận thấy hóa đơn mà doanh nghiệp đã lập có sai sót thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản. Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan Thuế doanh nghiệp tiến hành kiểm tra sai sót đã được báo. Trong 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo, doanh nghiệp thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan Thuế theo mẫu số 4.

Trường hợp sai sót này cũng không thể sửa được, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử đã lập có sát sót đó và lập hóa đơn điện tử mới.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Sau 2 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp nhận được thông báo từ cơ quan Thuế phải kiểm tra sai sót và giải trình. Nếu không có văn bản thông báo hoặc giải trình nào, cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế. Và gửi thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu người bán lập hóa đơn điện tử mới.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết trên đã giải đáp được những thắc mắc của quý độc giả về phương án xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/