Làm thế nào để triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp một cách nhanh chóng và đúng quy định? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Các bước triển khai hóa đơn điện tử
Để bắt đầu lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình 5 bước khi áp dụng hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp triển khai hóa đơn điện tử
Lựa chọn đơn vị cung cấp là bước quan trọng hàng đầu trong quy trình triển khai hóa đơn điện tử. Hiệu quả của uá trình áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có mang lại lợi ích, giá trị và hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào nhà cung cấp.
Bước 2: Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Quyết định hóa đơn điện tử cần thể hiện được các nội dung quan trọng sau:
- Tên giải pháp hóa đơn điện tử: Phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc được cung cấp bởi tổ chức trung gian.
- Tên hệ thống thiết bị hạ tầng sử dụng xuất hóa đơn điện tử: Hệ thống thiết bị máy tính đảm bảo đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
- Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, gồm cả trách nhiệm của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Khung bố cục của một mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Đơn vị chủ quản, tên doanh nghiệp.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Thời gian, địa điểm lập quyết định.
- Nội dung quyết định: Như hướng dẫn ở mục 2.
- Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân liên quan.
- Thời hạn có hiệu lực của quyết định.
- Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp phát đóng dấu, ký tên xác nhận.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Kế tiếp, Thông báo phát hành gửi tới cơ quan thuế theo cổng thông tin điện tử.
Thông thường, một bộ hồ sơ dùng để thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ những yêu cầu sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn mẫu được lấy từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn sử dụng, chẳng hạn như E-invoice.
Lưu ý rằng, cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử chỉ có thể tiến hành thuận lợi khi doanh nghiệp đã có chữ ký số để tiến hành ký điện tử.
Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ cho việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiến hành cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:
Cách 1: Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Cách 2: Doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản giấy gửi thẳng tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cả hai cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đều đúng quy định pháp luật và được chấp thuận.
Trường hợp doanh nghiệp chọn chọn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì chỉ việc in ra Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử rồi ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ theo quy định là đã có thể gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tuy nhiên, việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở nên nhanh chóng, đơn giản, ít tốn công sức hơn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Theo đó, với hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice để hỗ trợ xuất file Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử và Thông báo phát hành hoá đơn điện tử để gửi lên trang của Tổng cục Thuế: nhantokhai.gdt.gov.vn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Lập hóa đơn mẫu
Để lập hóa đơn mẫu, doanh nghiệp ký số vào hóa đơn mẫu, gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế.
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung cần phải có theo đúng quy định của pháp luật.
Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
Bước 5: Chờ phản hồi của cơ quan thuế
Bước cuối cùng, doanh nghiệp chờ quyết định của cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn, nếu cơ quan thuế không phản hồi, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Có cần in vé tàu điện tử không? Thủ tục check-in với loại vé này.
2. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Việc nắm được danh sách các nhà cung hóa hóa đơn điện tử tham gia phối hợp với Cục thuế TP Hà Nội triển khai hóa đơn điện tử chắc chắn sẽ là thông tin cực hữu ích đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Bởi, đây sẽ là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn cho mình đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, sớm hoàn thành áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử khi thời hạn đang tới gần.
Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí khắt khe nhất đối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, ThaiSonSoft – Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn tham gia phối hợp triển khai hóa đơn điện tử.
Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice ra đời bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn theo đúng Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế.
Không chỉ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft hiện còn tiên phong trong áp dụng công nghệ Blockchain vào hóa đơn điện tử, nâng cấp tối đa tính bảo mật, minh bạch và chống giả mạo hóa đơn cho các doanh nghiệp đối tác.
>> Tham khảo: Cách nộp lệ phí hải quan online.
Cùng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, E-invoice hiện là giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI, giúp các doanh nghiệp đối tác chủ động hơn trong việc quản lý và phát hành hóa đơn:
– Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán, quản trị, bán hàng phổ biến nhất hiện nay
– Tự động thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản theo yêu cầu của khách hàng
– Miễn phí 100% thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
– Theo dõi và quản lý trên mobile mọi lúc mọi nơi.
Ngày 27/2/2020 vừa qua, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – THAISONSOFT đã đón nhận Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013, một bước tiến mới nhằm củng cố sức mạnh cho hệ thống quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm.
Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, hiểu rõ được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc áp dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý bảo mật thông tin doanh nghiệp, Ban lãnh đạo THAISONSOFT đã cho triển khai xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
ISO/IEC 27001:2013 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và Ủy ban Điện kỹ thuật Quốc tế (IEC) hợp tác xây dựng trên toàn cầu, giúp kiểm soát tổng thể và hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của các doanh nghiệp, đồng thời ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến với tài sản của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử.
Sau khoảng 2 tháng xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu, vượt qua những vòng kiểm tra, đánh giá gắt gao về tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, THAISONSOFT đã chính thức nhận được Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ Tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD Việt Nam vào ngày 27/2/2020.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/