Hóa đơn điện tử là phương thức quản lý chứng từ kế toán phổ biến nhất hiện nay và đang dần hoàn toàn thay thế vai trò của hóa đơn giấy truyền thống. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Đối với doanh nghiệp, những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản trị của doanh nghiệp cũng như quản lý của cơ quan thuế đã được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.
Tại các cuộc họp báo, hội thảo về nghiệp vụ thuế, ông Nguyễn Văn Thủy – Phó Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) đều khẳng định, ngoài những lợi ích thiết thực, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.
Bên cạnh đó, cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Hiện nay khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc. Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tửcó mã xác thực, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
2. Giải pháp ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống
Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại điện tử hiện đại, minh bạch và công khai. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần đáng kể ngăn chặn những doanh nghiệp “ma” thực hiện hành vi mua bán hóa đơn khống.
Đặc biệt, sau khi triển khai giai đoạn 1 tại 6 tỉnh, thành phố, hiện nay Tổng cục Thuế đang chuẩn bị những điều kiện cần thiết để triển khai áp dụng hóa đơn điện tử giai đoạn 2 cho 57 tỉnh, thành phố còn lại theo đúng lộ trình đã được đề ra tại Quyết định 206/QĐ-CP của Bộ Tài chính.
>> Tham khảo: Quy trình sáu bước để lập báo cáo tài chính.
Cụ thể, chủ trương của Bộ Tài Chính đảm bảo đến ngày 10/5/2022 hoàn thành tối thiểu 50%, đến ngày 31/5/2022 phải hoàn thành 90% và đến hết 30/6/2022 phải hoàn thành 100% số lượng doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Vì vậy, để thực hiện chủ trương của Bộ Tài Chính, vừa để chống các vấn đề hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp nên sớm chủ động áp dụng hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 9, Điều 33, Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hành vi xuất hóa đơn khống có thể bị phạt với mức từ 20.000.000 đồng – 100.000.000 đồng.
Lưu ý: Nếu sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp mà dẫn đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì chỉ bị xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận thuế mà không xử lý về hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Và ngược lại, nếu không dẫn đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì chỉ bị xử lý về hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp mà không xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận thuế (tham khảo Công văn số 568/TCT-CS).
>> Tham khảo: Quy định về các khoản thu nhập được miễn thuế.
Ngoài ra, Theo Điều 2, Nghị định 109/2013/NĐ-CP, đối tượng chịu sự điều chỉnh là “Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn”. Nếu bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chủ thể phạm tội sẽ bao gồm cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ hoặc người của tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Như vậy, theo các quy định trên chủ thể phải chịu trách nhiệm sẽ là tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, trong trường hợp này là công ty thực hiện xuất hóa đơn khống và/hoặc chủ sở hữu công ty đó.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/