Giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực đã được nhiều doanh nghiệp biết đến và bước đầu triển khai áp dụng. Theo đánh giá của Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử xác thực sẽ phát triển và trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai. Bài viết giải đáp một số câu hỏi phổ biến của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

1. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn xác thực hay không?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy.

Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định sẽ bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều trên đồng nghĩa rằng, các các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 nữa. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng chuyển đổi hóa đơn điện tử được áp dụng trước ngày 01/07/2022.

Tại Khoản 1, Điều 60 của Nghị định mới này, Chính Phủ cũng quy định từ nay đến ngày 30/6/2022, nếu các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy và chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 7 năm 2020.

Sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử xác thực

Doanh nghiệp được sử dụng song song 2 loại hóa đơn.

2. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lựợng chức năng?

Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thưc ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:

  • Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
  • Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;
  • Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;
  • Phải có chữ ký bên bán.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước, vậy có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

– Đối với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.

– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:

  • Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/vanportal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.
  • Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.
  • Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ ký số mới vào danh sách.

– Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

4. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không?

Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn.

Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).

5. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực đựợc hóa đơn tiếp?

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

  • Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế.
  • Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách chứng thư số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới chứng thư số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô
    Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

  • Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác thực hóa đơn như bình thường.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/