Hóa đơn điện tử hợp lệ

Giải đáp ngay: hóa đơn điện tử như nào là hợp lệ?

Hóa đơn như thế nào là hợp lệ luôn là thắc mắc của rất nhiều kế toán doanh nghiệp khi mới sử dụng loại hóa đơn số này. Đừng lo, quanlytailieu.vn sẽ giúp bạn giải đáp ngay câu hỏi này.

Định nghĩa về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Để hiểu thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, bạn cần phải hiểu rõ khái niệm, bản chất của hóa đơn điện tử.

Tại Điều 3 Nghị định 119, Bộ Tài chính đã giải thích hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp cần phải lưu ý và phân biệt hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Tuy có cùng bản chất là hóa đơn điện tử nhưng tiêu thức hợp lệ của 2 loại này lại không giống nhau, đặc biệt hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì tiêu thức hợp lệ yêu cầu phải có mã còn hóa đơn không có mã thì không cần.

2. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Thứ nhất, đối với hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ thì tiêu chí đầu tiên phải là thuộc loại hóa đơn không bất hợp lệ.

Các hóa đơn sau đây sẽ được quy là hóa đơn bất hợp lệ:

  • Hóa đơn sử dụng không đúng theo quy trình của pháp luật. Ví dụ như với trường hợp hóa đơn GTGT không ghi thế GTGT.
  • Hóa đơn không ghi hoặc ghi sai các chỉ tiêu hóa đơn như: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán,… dẫn đến không thể xác định được người bán.
  • Hóa đơn ghi hoặc ghi sau các chỉ tiêu hóa đơn về người mua như: tên, địa chỉ, mã số thuế,… dẫn đến không xác định được người mua.
  • Các hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, các hóa đơn bị tẩy xóa hay khai khống.
  • Các hóa đơn ghi giá trị không đúng với giá trị thực của hàng hóa, dịch vụ hoặc trao đổi.

Thứ hai, hóa đơn như thế nào hợp lệ phải được lập phù hợp với các thông lệ đã được pháp luật quy định.

Chi tiết hơn, hóa đơn muốn hợp lệ thì phải đảm bảo chứa đựng đầy đủ nội dung theo chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn sau:

  • Ghi rõ các thông tin: ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
  • Thể hiện đầy đủ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) và tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
  • Có chữ ký của người mua, người bán và giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Nội dung hóa đơn tuân theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn GTGT trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Thứ ba, với một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn hợp lệ còn phải đảm bảo đáp ứng một số yêu cầu khác dưới đây:

  • Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …).
  • Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)

Trên đây, einvoice.vn đã giúp bạn giải đáp hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ.

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768

Website: https://einvoice.vn/