Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê hay không? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ nội dung thuộc quanlytailieu.vn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem lại những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Quy định về xuất hóa đơn kèm bảng kê hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:
“… Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị:
– Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;
– Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
– Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
Như vậy trong trường hợp khi lập hóa đơn điện tử mà số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân đó sẽ phải trình lên Cục thuế để xem xét. Trong trường hợp Cục thuế chấp nhận thì mới tiến hành lập bảng kê theo quy định, hóa đơn điện tử được chuyển sang chứng từ giấy và đính kèm bảng kê.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Danh sách mẫu bảng kê
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, trong hình thức Nhật ký – chứng từ có 10 loại bảng kê được đánh số từ 1-11 và không có bảng kể số 7. Kế toán sử dụng các bảng kê theo đúng quy định tại thông tư này.
1: Bảng kê số 1 (ký hiệu Mẫu số S04b1-DN) dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (Phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan
2: Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với tài khoản liên quan
3: Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN) Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu
4: Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ
5: Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với các Tài khoản 641, 642, 241.
6: Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN) Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”, TK 356 “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ”)
8: Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN) Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 “Thành phẩm”, TK 156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”).
9: Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN) Ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá, hàng hoá kho bảo thuế
10: Bảng kê số 10 (Mẫu số S04b10-DN) Phản ánh các loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
11: Bảng kê số 11 (Mẫu số S04b11-DN) Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 “Phải thu của khách hàng”).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn kèm bảng kê
3.1. Nội dung ghi trên hóa đơn:
Hóa đơn phải ghi rõ các thông tin người bán, các thông tin của người mua tùy từng trường hợp sẽ có hoặc không có. Hóa đơn ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Các tiêu thức ghi trên hóa đơn được quy định rõ tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013.
>> Tham khảo: Quy định mức phạt khi doanh nghiệp để mất hóa đơn đầu ra theo Nghị định 125.
3.2. Nội dung trên bảng kê:
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế tuy nhiên thì cần đảm bảo một số các nội dung cơ bản. Bảng kê được thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa. Các nội dung chính của bảng kê cần có:
- Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Bảng kê hải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng” nếu người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
- Trong trường hợp phải kê nhiều hàng hóa dịch vụ khác nhau, bảng kê có nhiều hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
>> Tham khảo: Một số lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng.
Lưu ý: Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
Kết luận
Mọi thắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/